Presentasi Efektif

Memberikan presentasi efektif tidak mudah.

Jika Anda mencoba menilai presentasi yang pernah kita ikuti secara jujur, maka kebanyakan presentasi tidak menarik, membosankan, dan sulit dimengerti. Ini terjadi karena presenter – orang yang memberikan presentasi – tidak memahami apa yang dibutuhkan audiensnya. Mereka tidak tahu bagaimana cara berkomunikasi yang efektif dengan audiens. Akibatnya tujuan presentasi tidak tercapai. Presenter mengalami frustrasi sama seperti yang dirasakan audiensnya.

Coba Anda ingat pengalaman ketika mendengarkan presentasi lalu jawab pertanyaan berikut dengan jujur:

• Seberapa sering Anda merasa bosan ketika mendengar sebuah presentasi dan berharap segera selesai?
• Berapa banyak isi presentasi yang bisa Anda ingat dengan baik?

Sebuah studi menunjukkan seseorang mulai bosan mendengarkan presentasi ketika masuk menit ke sepuluh. Inilah saatnya ketika sebagian audiens mulai melirik jam tangan, sebagian yang lain menguap menunjukkan tanda-tanda mengantuk, dan sisanya mulai berkhayal kapan presentasi akan selesai.

Presenter yang baik akan memanfaatkan 10 menit pertama untuk mendapat kepercayaan dari audiens. Adapun presenter rata-rata akan berbicara terus tanpa sadar sebagian besar audiens telah kehilangan perhatian.

Besar kemungkinan Anda juga kesulitan mengingat isi presentasi yang pernah Anda dengarkan. Hal ini dapat dimaklumi karena banyak presentasi menggunakan slide-slide yang sedemikian rumit dengan kata-kata panjang sehingga audiens yang cerdas sekalipun susah mengerti. Presenter yang membawakan presentasi seperti ini lupa bahwa slide yang sederhana dan mudah diingat akan jauh lebih powerful untuk meyakinkan audiensnya. Alih-alih menggunakan slide sebagai alat bantu visual, presenter malah menjadikan slide sebagai dokumen yang dibaca sepanjang presentasi.

Lantas adakah tips-tips untuk membuat presentasi efektif?

Ikuti tujuh tips berikut untuk membuat presentasi Anda efektif sekaligus meyakinkan:

1. Mulailah Dengan Cerita

Jika Anda sering memperhatikan pembicara besar, mereka akan memulai dengan cerita. Mengapa cerita? Cerita mudah diingat dan kita semua senang mendengarkannya. Masih ingat cerita masa kecil yang dikisahkan oleh kakek, nenek, ayah atau ibu Anda dulu? Saya yakin Anda masih ingat sampai sekarang.

Cerita sebagai pembuka presentasi sangat efektif untuk mempersiapkan audiens agar memperhatikan presentasi Anda. Cerita yang menarik akan memberi rapport – terciptanya harmoni, pengertian dan kepercayaan – dengan audiens. Tidak hanya itu, audiens yang mengantuk dan tidak bersemangat sekalipun akan mulai fokus ketika mendengarkan cerita.

Untuk itu, Anda bisa membuka presentasi dengan cerita yang relevan. Tidak perlu panjang-panjang, cukup 1-3 menit saja. Perhatikan topik presentasi Anda dan pikirkan cerita yang berhubungan. Misalkan Anda hendak menyampaikan presentasi tentang Pertumbuhan Social Media dan Implikasinya, maka Anda bisa memulai dengan:

“Tahukah Anda bagaimana Mark Zuckerberg menciptakan Facebook? Bermodalkan sebuah komputer dan memanfaatkan jaringan komputer kampusnya, dia berhasil menciptakan situs kedua paling populer hanya dalam beberapa tahun saja. Strateginya sederhana, biarkan pengunjung menciptakan konten untuk situs Anda dan buat mereka betah berlama-lama membaca apa yang diceritakan temannya.”

2. Keep It Simple and Straight

Ketika membuat slide, gunakan rumus KISS, keep it simple and straight. Beberapa orang memplesetkannya dengan keep it simple, stupid. Jika Anda ingin jadi presenter berkualitas, slide sederhana yang mudah dipahami jauh lebih bermanfaat dibandingkan slide yang rumit, penuh teks dan melelahkan ketika dibaca.

Slide adalah alat bantu visual. Ingat, hanya alat bantu. Anda presenter sebenarnya. Karena itu buat slide semudah mungkin yang bisa mewakili ide Anda dengan jelas. Slide yang baik akan mudah dimengerti apa maksudnya dalam beberapa detik pertama. Dengan demikian, Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu hanya untuk menjelaskan maksud sebuah slide. Tugas Anda memadukannya dengan kalimat verbal yang mendukung tampilan visual.

Gunakan sedikit teks dalam slide Anda. Simpan teks panjang dalam dokumen dan bagikan di akhir presentasi jika perlu. Tampilkan kata kunci yang menjadi inti persoalan sebagai alat bantu visual. Dengan cara ini, audiens akan mudah paham karena Anda menyampaikan presentasi dengan efektif. Anda pun bisa berkreasi menjelaskannya. Tidak perlu sebentar-sebentar melihat dan membaca slide dengan menghadap ke belakang.

3. Tampilkan Apa Yang Benar-Benar Perlu

Sayangi audiens Anda. Mereka tidak bisa mengingat terlalu banyak informasi dalam sebuah kesempatan. Tentukan apa yang penting dan apa yang tidak. Ketika Anda membuat slide, tanyakan pada diri Anda:

Apakah slide ini diperlukan?

Dapatkah saya menghapusnya?

Jangan terjebak menjadi presenter yang mau menjelaskan segalanya. Ingat waktu Anda terbatas. Demikian juga perhatian dan kemampuan audiens untuk mengingat apa yang Anda sampaikan sangat terbatas.

Pilih mana yang akan Anda jelaskan dan simpan yang lainnya. Jika Anda ragu suatu slide mungkin diperlukan, jadikan sebagai cadangan. Jelaskan slide tersebut jika ada pertanyaan yang relevan.

Sama halnya dengan memilih slide, pilih kata-kata Anda secara cermat. Jika Anda akan membuat contoh, pilih yang paling mewakili dengan topik pembahasan. Jika Anda akan melakukan demo, pilih yang paling menciptakan interaksi. Termasuk ketika Anda berbicara, pilih kata-kata yang paling kuat, membawa kesan mendalam, sekaligus mudah diingat audiens Anda. Gunakan komunikasi efektif dalam setiap presentasi Anda.

Audiens akan sangat menghargai Anda jika hanya menampilkan apa yang benar-benar perlu. Ini akan memudahkan mereka memahami apa yang Anda jelaskan, sekaligus mengikuti apa yang Anda inginkan di akhir presentasi.

4. Ciptakan Interaksi Dengan Audiens

Presenter yang baik melakukan interaksi dengan audiens. Caranya bermacam-macam. Anda bisa mengajukan pertanyaan dan memberi kesempatan audiens menjawabnya. Anda juga bisa memakai pernyataan retorika yang tidak perlu dijawab namun akan mengajak audiens untuk berpikir.

Ketika melakukan demo, ajaklah salah seorang audiens tampil ke depan. Ketika Anda menuliskan sesuatu di flipchart, minta audiens menebak atau memikirkan apa yang seharusnya ditulis. Minta audiens Anda menyampaikan pendapat dan tuliskan.

Tentu Anda harus mengatur sebaik mungkin agar interaksi yang dibangun tetap wajar dan tidak menghabiskan waktu presentasi. Pilih satu atau dua interaksi yang membantu audiens bersemangat mengikuti presentasi Anda dari awal sampai akhir.

Interaksi membantu audiens merasakan langsung apa yang Anda jelaskan. Ini membuat mereka termotivasi dan terus memperhatikan dengan baik presentasi Anda. Tentu Anda pun akan senang karena telah mampu memberikan presentasi yang efektif.

5. The Power of Three

Melanjutkan konsep kesederhanaan, gunakan konsep 3 bagian dalam presentasi Anda. Mengapa angka 3? Karena kita sangat terbiasa dan secara alami mudah mengerti. Presentasi akan selalu dimulai dengan pembukaan, isi, dan penutup.

Jika Anda menjelaskan latar belakang, pilih 3 hal paling penting yang mendasari persoalan tersebut. Ketika Anda menjelaskan alternatif solusi, tampilkan paling banyak 3 pilihan. Ketika Anda menjelaskan keunggulan sebuah produk, tampilkan 3 fitur paling utama. Ketika Anda menjelaskan mengapa kita harus memilih, berikan 3 alasan paling kuat.

Lantas bagaimana jika hal yang penting lebih dari tiga? Tentu Anda tetap bisa menambahkannya jika sangat perlu. Namun jika ingin merasakan “power” dalam presentasi Anda, pilih 3 hal yang paling besar dalam setiap pembahasan. Ini akan membuat presentasi Anda mudah diingat. Anda juga belajar menetapkan prioritas apa yang perlu disampaikan dan apa yang tidak.

6. Paduan Harmonis Slide Visual dengan Ucapan Verbal

Memberikan presentasi merupakan perpaduan antara informasi visual lewat slide dan informasi audio lewat suara Anda. Audiens akan lebih mudah memahami informasi jika apa yang ditampilkan sebagai stimulus visual berpadu harmonis dengan penjelasan verbal. Itu mengapa slide sebaiknya hanya berisi gambar atau kata kunci ringkas yang dapat mewakili sebuah ide.

Lewat penjelasan yang Anda berikan, audiens akan belajar memahami ide secara lengkap dan menyeluruh.

Berbeda jika Anda memberikan slide yang penuh tulisan kemudian kata-kata tersebut Anda bacakan. Ada ketidakharmonisan di sana. Audiens harus memilih antara membaca slide yang penuh kata-kata atau mendengarkan Anda. Itu mengapa jika slide Anda terlalu rumit dan penuh teks, audiens cenderung tidak mendengarkan Anda karena mereka sibuk membaca apa yang tampil di layar.

Berhati-hati dengan gambar. Meskipun sebuah gambar bisa mewakili seribu kata, gambar yang tidak pas dengan ide yang dijelaskan akan membuat audiens bingung. Ketika mendengarkan Anda, mereka akan sibuk mencari hubungan antara gambar yang tampil dengan penjelasan yang diberikan. Jika Anda tidak menemukan gambar yang pas untuk sebuah ide yang ingin dijelaskan, lebih baik tidak menggunakan gambar sama sekali.

Dengan memahami konsep keharmonisan antara informasi visual dan audio, Anda akan mampu memberi presentasi secara efektif.

7. Presentasi Adalah Pertunjukan

Setiap presentasi layaknya sebuah pertunjukan. Manfaatkan setiap kesempatan memberikan presentasi untuk terus berlatih dan berlatih.

Mungkin pada suatu kesempatan Anda berlatih bagaimana membuka presentasi dengan menarik. Pada kesempatan lainnya Anda belajar bagaimana menyusun slide yang sederhana namun efektif. Perbaiki keterampilan Anda satu demi satu.

Di lain waktu, Anda dapat mempraktekkan bagaimana menggunakan gerak tubuh (gesture) untuk memberi penekanan pada presentasi. Atau melatih kualitas vokal suara Anda sehingga terdengar jelas, mantap dan alami di telinga audiens.

Presentasi adalah pertunjukan. Anda bisa terus berlatih dari waktu ke waktu untuk memperbaiki kualitas pertunjukan yang Anda tampilkan. Artis yang tampil maksimal dalam sebuah pertunjukan telah menghabiskan waktu latihan panjang sebelumnya. Anda pun bisa melakukan hal yang sama asalkan terus berlatih dan memperbaiki keterampilan Anda.

Demikianlah tujuh tips untuk menjadi presenter yang efektif pada setiap kesempatan.

Ingat tujuh langkah di atas dan terapkan. Anda akan mampu memberi presentasi luar biasa yang berbeda dari biasanya.

Selamat berlatih dan memberikan presentasi.

Untuk belajar tips-tips menarik seputar presentasi, kunjungi https://www.presentasi.net. Anda juga dapat mendownload ebook “Presentasi Memukau” secara gratis.

Photo Credit: Al-Gore Presentation at TED.com