Mempersiapkan Sebuah Presentasi Yang Meyakinkan

Apakah Anda seorang pelajar atau mahasiswa yang sering menyampaikan presentasi di depan dosen?

Atau Anda seorang karyawan yang kerap memberikan presentasi di depan klien, bos atau para pejabat lainnya?

Siapapun Anda, saya yakin Anda pasti pernah merasa gugup atau cemas ketika harus memberikan presentasi atau diminta berbicara di depan umum.

Dalam sebuah polling opini publik, ketakutan seseorang akan kematian berada di urutan kedua, masih di bawah ketakutan berbicara di depan umum. Tentunya memberikan presentasi ataupun berbicara di depan umum tidaklah menakutkan seperti yang dibayangkan banyak orang. Asalkan Anda mau berlatih, siapapun bisa memberikan presentasi yang meyakinkan dan memorable.

Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda pakai untuk mempersiapkan sebuah presentasi yang meyakinkan. Tips ini berdasarkan pengalaman saya pribadi dalam memberikan presentasi dan berbicara di depan umum dipadukan dengan beberapa pelatihan tentang presentasi yang pernah saya pelajari.

Untuk tips bagaimana memberikan presentasi itu sendiri dan aspek-aspek yang penting diperhatikan akan dijelaskan dalam posting berbeda.

1. Tentukan tujuan dari presentasi Anda

Sebuah presentasi pasti memiliki tujuan. Apakah Anda mempresentasikan suatu produk agar dibeli oleh klien, proposal rencana bisnis untuk disetujui dan didukung atasan, atau menjelaskan suatu topik yang Anda kuasai agar orang lain memahaminya. Secara umum tujuan presentasi biasanya salah satu dari dua hal berikut: pertama untuk memberikan informasi (to inform), kedua untuk membujuk audiens melakukan sesuatu (to persuade).

Menetapkan tujuan menjadi penting karena akan menentukan cara Anda memberikan presentasi. Sebuah presentasi yang memberikan informasi perlu dirancang seinformatif mungkin sehingga audiens yang sama sekali belum tahu persoalan menjadi mengerti. Presentasi yang bertujuan membujuk harus memiliki sisi emosi untuk mengubah sikap audiens dan mengajak audiens melakukan sesuatu: menyetujui ide Anda, membeli produk Anda, atau memberi dukungan atas apa yang telah dan akan Anda lakukan.

2. Kenali audiens Anda

Tak kenal maka tak sayang. Pepatah ini juga berlaku dalam presentasi. Sempatkan waktu untuk mencari tahu siapa saja yang akan hadir dalam presentasi Anda. Apa posisi mereka di dalam organisasi dan apa yang mereka harapkan dari presentasi Anda. Hal ini penting karena sebuah presentasi pada dasarnya adalah penyajian kepada orang lain. Meskipun menurut Anda menyajikan yang terbaik, tidak selalu audiens yang mendengar akan merasakan hal yang sama.

Dengan mengenal audiens nantinya Anda dapat menentukan pendekatan dalam presentasi. Mungkin yang hadir adalah seorang penting dalam organisasi yang sangat senang dengan grafik dan angka. Maka penyajian grafik yang baik dan penjelasan di balik apa yang terjadi pada angka-angka akan menjadi nilai tambah. Sebaliknya bisa jadi orang yang ingin Anda pengaruhi dalam presentasi memiliki tipe visual, sangat senang dengan gambar, diagram dan contoh-contoh kongkrit. Untuk orang seperti ini Anda pun dapat menyesuaikan slide presentasi dengan gambar yang dibutuhkan.

Di saat yang lain mungkin orang yang ingin Anda yakinkan memiliki tipe kinestetik. Untuk orang seperti ini Anda perlu mendemonstrasikan sesuatu di hadapannya. Jika perlu bawalah produk, benda atau apapun yang bisa menjadi model dari apa yang Anda presentasikan. Jika audiens Anda memiliki tipe yang beragam, tinggal disesuaikan masing-masing pendekatan secara berimbang.

3. Susun kerangka presentasi

Secara umum presentasi terdiri dari pembuka, isi, dan penutup. Pembuka berisi gambaran awal topik yang akan dipresentasikan dan apa tujuan yang diharapkan. Isi akan menjelaskan struktur materi yang Anda sampaikan mulai dari latar belakang, persoalan dan solusi yang Anda tawarkan. Sedangkan Penutup berisi kesimpulan dari topik yang dibawakan serta ajakan kepada audiens untuk melakukan sesuatu apakah menyetujui ide Anda, membeli produk Anda atau memahami lebih baik suatu topik yang Anda sajikan.

Dalam menyusun kerangka ini, Anda dapat membuat pemetaan pikiran (mind mapping) untuk menggambarkan pokok-pokok pikiran yang penting atau keyword dari hal-hal yang akan Anda jelaskan dalam presentasi. Membuat mind mapping ini juga akan memudahkan Anda melihat gambaran lengkap dari presentasi dan poin-poin penting yang harus disampaikan agar dimengerti dan diterima dengan baik oleh audiens.

Dua hal yang paling penting dalam membuat kerangka ini adalah bagian pembuka dan penutup. Ini adalah bagian yang paling diingat oleh audiens dan merupakan kesempatan terbaik Anda untuk mendapatkan perhatian mereka.

Untuk bagian pembuka, jika perlu hapalkan bagian pembukaan yang Anda persiapkan berupa pernyataan, kutipan, pertanyaan, kisah atau bahkan sebuah humor. Pembukaan yang baik dan lancar akan menciptakan rasa percaya diri untuk kelanjutan presentasi.

Adapun untuk bagian penutup, merupakan intisari dari seluruh presentasi Anda dan kesempatan untuk memberikan kesimpulan yang akan diingat terus oleh audiens setelah mereka keluar dari ruangan. Persiapkan dengan baik bagian ini dan Anda tinggal selangkah lagi dalam memberikan presentasi yang meyakinkan.

4. Jika diperlukan, persiapkan slide presentasi dan alat bantu visual lainnya.

Di zaman modern ini, hampir semua presentasi menggunakan slide Powerpoint atau program sejenis. Prinsip umum dalam mempersiapkan slide adalah Keep It Simple. Mengapa? Audiens Anda ingin dijelaskan sebuah persoalan yang sulit menjadi mudah. Bukan persoalan yang mudah Anda buat menjadi sulit dan rumit.

Perlu dicatat bahwa slide presentasi adalah alat bantu, bukan presentasi itu sendiri. “You are the presenter, not the slide.” Anda-lah sang presenter yang menentukan apakah sebuah presentasi menjadi menarik atau tidak. Selama alat bantu visual tadi sejalan dengan pesan yang Anda sampaikan secara verbal, silakan digunakan. Tapi jika alat bantu malah membuat audiens semakin bingung, hindarkan.

Prinsip yang perlu dipertimbangkan dalam menyiapkan slide adalah gunakan hanya poin-poin utama dan penting. Jangan membuat slide yang terlalu detail dan berisi seluruh hal yang Anda akan ucapkan. Jika itu dilakukan, audiens akan membaca slide dan mereka tidak perlu lagi mendengarkan kata-kata Anda lagi. Tujuan presentasi menjadi gagal.

Beberapa tips dalam pembuatan slide adalah tidak terlalu banyak teks dalam suatu slide. Gunakan gambar, diagram dan tabel untuk membantu menjelaskan suatu konsep, data dan fakta. Jangan membuat slide yang terlalu kompleks karena akan sulit dicerna dalam waktu singkat oleh audiens dan cenderung membuat audiens lelah sehingga tidak fokus pada apa yang Anda sampaikan.

Secara khusus mengenai pembuatan slide presentasi yang baik akan saya jelaskan dalam posting berikut.

Selain slide, masih banyak alat bantu lain yang bisa Anda gunakan misalnya: flipchart, contoh produk, video, dan bahkan bahasa tubuh Anda sendiri. Pertimbangkan dan persiapkan jika Anda memerlukan alat bantu tersebut.

5. Latihan

Pepatah mengatakan practice make perfect. Maka demikian juga jika Anda mempersiapkan presentasi yang penting, berlatihlah. Latihan terbaik dapat dilakukan dengan mengundang beberapa teman untuk mendengarkan presentasi Anda. Minta mereka untuk memberikan komentar terhadap materi yang disampaikan, cara penyampaian dan hal-hal apa yang perlu diperbaiki.

Latihan ini akan membantu Anda mengetahui sejak dini apakah Anda sudah cukup siap dan menguasai materi presentasi atau masih ada hal-hal lain yang perlu diperbaiki. Lewat latihan ini, cobalah berpikir dari sudut pandang audiens: apakah mereka punya pengetahuan yang cukup tentang materi yang akan dipresentasikan, apa kepentingan yang mereka bawakan, pertanyaan apa yang mungkin mereka tanyakan, apa yang mereka harapkan dari presentasi tersebut. Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut maka Anda telah mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik.

6. Rileks

Ini adalah bagian yang penting. Banyak orang sudah gugup duluan bahkan ketika salam pembuka baru diucapkan. Jika ini terjadi maka buyarlah seluruh materi yang telah dipersiapkan dengan matang sebelumnya. Kondisi yang rileks akan membantu Anda untuk memberikan presentasi dengan tenang dan meyakinkan.

Kondisi rileks akan membantu Anda me-recall kembali apa-apa yang telah Anda latih dan hapal. Selain itu, jika Anda lupa akan sesuatu yang penting untuk disampaikan, Anda akan tetap tenang dan audiens tidak merasakan ada sesuatu yang hilang dari apa yang Anda sampaikan.

Banyak orang gugup ketika sudah mulai berbicara. Hal itu mungkin terjadi juga pada Anda. Jangan panik, rasa gugup atau nervous dalam takaran yang wajar normal terjadi, bahkan pembicara publik terhebat sekalipun merasakan hal itu. Manfaatkan rasa gugup tadi sebagai energi membuat diri Anda fokus pada presentasi yang akan disampaikan.

Tips sederhana untuk mengurangi rasa gugup ini dan menggantinya dengan perasaan rileks adalah tutup mata Anda, tarik nafas dalam-dalam dan lepaskan kembali secara perlahan. Lakukan beberapa kali maka Anda akan merasakan kesegaran dan dapat tersenyum kembali. Jangan lupa berdoa kepada Allah agar Anda dimudahkan dalam berbicara dan menjelaskan sesuatu kepada audiens.

Demikianlah tips untuk mempersiapkan presentasi yang meyakinkan. Dalam posting berikutnya, saya akan menjelaskan bagaimana memberikan presentasi itu sendiri mulai dari salam pembuka, penggunaan humor, kutipan, atau pertanyaan sebagai pembuka presentasi.

Di lain kesempatan juga akan saya jelaskan penggunaan bahasa tubuh (gesture) untuk memberi penekanan pada presentasi, penggunaan ruang dan bagaimana menemukan style pribadi Anda sendiri secara alami. Saya juga akan menjelaskan bagaimana menjawab pertanyaan audiens dan apa yang harus dilakukan jika tiba-tiba Anda merasa blank ketika memberikan presentasi maupun ketika menjawab pertanyaan.

Selamat mempersiapkan presentasi dan semoga apa yang Anda sampaikan akan menjadi sebuah presentasi yang meyakinkan dan diingat semua orang.

Untuk belajar tips-tips menarik seputar presentasi, kunjungi https://www.presentasi.net. Anda juga dapat mendownload ebook “Presentasi Memukau” secara gratis.

Ilustrasi: Foto pribadi Muhammad Noer di HRCR-AC 2008