Memilih Kalimat Pembuka Presentasi

Pada posting sebelumnya, saya telah menjelaskan bagaimana cara membuka presentasi dengan baik dan menarik sehingga mendapat perhatian audiens. Pembukaan tersebut sangat penting karena menjadi sukses awal dari keseluruhan presentasi.

Secara ringkas, Anda dapat memilih satu dari beberapa pembuka di bawah:

• • • Gunakan humor
  • • Gunakan kutipan atau pernyataan
  • • Gunakan data atau fakta
  • • Gunakan pertanyaan

Jenis pembukaan di atas berguna sebagai ice breaker dan membangun keterhubungan awal antara Anda sebagai presenter dengan audiens. Jika Anda belum membaca posting terdahulu, silakan dilihat di sini.

Menyusun Kalimat Pembuka Presentasi

Setelah Anda menyelesaikan pembukaan, selanjutnya adalah memberi penjelasan awal topik pembahasan. Bagian ini masih dalam pembukaan yang berfungsi untuk memberi gambaran kepada audiens apa saja yang akan dibahas dan bagaimana cara Anda membahasnya.

Pada posting berikut, saya akan menjelaskan pendekatan dalam menyusun alur presentasi dan bagaimana memilih kalimat pembuka presentasi berdasarkan tujuannya.

Presentasi Yang Memberi Informasi

Presentasi jenis ini biasanya berusaha menjelaskan sesuatu yang masih belum familiar bagi audiens. Diharapkan dengan memberikan penjelasan, audiens akan mengerti topik yang dibahas.

Jika presentasi Anda bersifat memberi informasi (to inform) maka hal-hal berikut perlu Anda sampaikan sebagai pembuka:

• Apa yang hendak dibahas? (What)
• Mengapa hal tersebut penting bagi audiens? (Why)
• Apa manfaat yang didapat dari informasi itu? (Why)
• Bagaimana memanfaatkan informasi tersebut? (How)

Misalkan Anda ingin memberikan presentasi tentang pertumbuhan situs-situs Social Network seperti Facebook yang sedang populer dan dampaknya dalam interaksi sosial, maka Anda dapat menjelaskan poin-poin berikut:

• Apa yang dimaksud situs Social Network? (What – berikan gambaran bagi audiens yang belum mengerti tentang topik yang dibahas)
• Situs apa saja yang masuk dalam kategori tersebut? (What – memberikan definisi apa saja yang masuk dalam topik pembahasan dan apa yang tidak)
• Mengapa mengetahui pertumbuhannya menjadi penting buat audiens? (Why – pikirkan hubungannya dengan bisnis, kesempatan, perubahan interaksi sosial, dll.)
• Bagaimana memanfaatkan informasi tentang pertumbuhan situs Social Network bagi audiens (How – bagaimana memanfaatkannya baik secara bisnis maupun sosial, bagaimana menghindari dampak negatifnya seperti waktu yang terbuang sia-sia atau penurunan produktivitas, dst.)

Contoh kalimat pembuka untuk presentasi di atas bisa berbentuk seperti ini:

“Pada presentasi berikut, saya akan menjelaskan fenomena pertumbuhan situs Social Network seperti Facebook, Twitter, Instagram dan lain-lain. Sebelum membahas lebih detail saya akan menjelaskan kriteria yang dipakai untuk menentukan mana situs yang digolongkan sebagai Social Network dan mana yang tidak. Selanjutnya Anda akan mendapatkan gambaran bagaimana pertumbuhan situs semacam itu dan mengapa fenomena pertumbuhannya menjadi isu penting, dalam hal ini menggunakannya sebagai media pemasaran. Pada akhir presentasi, Anda akan mengetahui bagaimana cara memanfaatkan informasi pertumbuhan ini sekaligus menghindari dampak negatifnya.”

Presentasi Yang Membujuk

Presentasi jenis ini lazim dipakai jika Anda hendak menjual produk tertentu atau ingin mengajak audiens untuk melakukan suatu tindakan yang diharapkan seperti membuat keputusan atau memberi dukungan.

Jika presentasi Anda bersifat membujuk audiens untuk melakukan sesuatu (to persuade), maka ada dua pendekatan yang dapat Anda pilih:

• Pendekatan Problem – Solution
• Pendekatan Cause – Effect

1. Pendekatan Problem – Solution

Pada pendekatan pertama, Anda akan membuka presentasi dengan menjelaskan:

• Apa problem yang dihadapi? (What)
• Kerugian apa yang ditimbulkan dari problem tersebut? (Risk)
• Apa saja pilihan yang tersedia? (Alternative)
• Apa solusi terbaik yang dapat diberikan untuk menyelesaikannya? (Solution)
• Mengapa solusi tersebut yang dipilih dan bukan alternatif lain? (Reason for Solution)
• Ajakan kepada audiens untuk menyetujui solusi yang ditawarkan. (Persuasion)

Pada pendekatan ini Anda mengungkapkan sebuah problem atau permasalahan dan memberikan solusi terbaik yang dapat dipilih oleh audiens dan mengajak mereka menyetujui usulan Anda.

Misalkan Anda memberikan presentasi tentang sebuah produk software portal untuk dijual kepada perusahaan, maka pembukaan berikut dapat disampaikan:

“Pada saat ini, perusahaan-perusahaan mulai beralih dari penggunaan website intranet biasa ke portal.” (What)

Peralihan ini terjadi karena portal membantu mengintegrasikan berbagai aplikasi yang berbeda-beda di perusahaan dan mengumpulkannya dalam satu tempat. Tanpa penggunaan portal, perusahaan harus mengelola berbagai website terpisah sehingga menyulitkan karyawan yang mengakses-nya.” (Risk)

Ada banyak pilihan untuk membuat portal perusahaan dan salah satunya adalah apa yang akan saya tawarkan. Kebanyakan solusi yang ada saat ini tidak lain hanya mengumpulkan seluruh informasi di satu tempat tanpa memikirkan bagaimana pengguna sebenarnya berinteraksi dengan informasi tersebut.” (Alternative)

“Untuk itu solusi terbaik adalah sebuah portal yang mampu menentukan informasi apa yang penting dan perlu untuk ditampilkan bagi tiap pengguna yang berbeda-beda kepentingannya.” (Solution)

“Berdasarkan peringkat yang dilakukan oleh lembaga survey C-Net, portal yang saya tawarkan memiliki rating tertinggi dalam kepuasan penggunannya.” (Reason for Solution)

“Untuk itu jika perusahaan ini ingin mengembangkan sistem portal, saya dapat meyakinkan bahwa solusi yang saya tawarkan adalah yang terbaik dalam paling tepat untuk membawa perusahaan ini ke era baru zaman informasi.” (Persuasion)

2. Pendekatan Cause – Effect

Pada pendekatan kedua, bentuk kalimat pembuka dapat disusun dengan merangkai hal-hal berikut:

• Apa masalah yang sedang terjadi?
• Apa penyebab timbulnya permasalahan tersebut?
• Apa akibatnya jika dibiarkan?
• Apa efek lain dari masalah tersebut?
• Mengapa perlu dicegah?
• Apa manfaatnya jika dicegah?

Pada pendekatan ini, Anda diharapkan menjelaskan sebuah permasalahan dan efek yang ditimbulkannya. Presentasi akan memberi kesan yang kuat pada audiens jika Anda mampu memberi penekanan pada dampak negatif jika efek tersebut dibiarkan dan dampak positif jika efek tersebut dicegah.

Dengan cara ini, sebenarnya Anda berusaha mengajak audiens untuk berpikir dan pada akhirnya menyetujui cara pandang yang ditawarkan bahwa efek yang timbul merupakan hal penting dan patut dipertimbangkan. Anda melakukan persuasi sehingga akhirnya audiens terpanggil untuk melakukan suatu tindakan.

Sebagai latihan, silakan Anda rangkai kalimat pembuka presentasi dengan pendekatan Cause – Effect dengan memperhatikan item-item di atas.

Demikian beberapa pendekatan dan contoh yang dapat saya berikan untuk memberi gambaran kepada Anda bagaimana menyusun kalimat pembuka presentasi yang ringkas, padat sekaligus informatif sehingga menarik audiens untuk memperhatikan presentasi Anda dengan sungguh-sungguh. Semoga bermanfaat.

Anda bisa belajar lebih lanjut lewat Training Presentasi yang saya selenggarakan buat perusahaan dan publik.

Anda punya tips atau pengalaman lainnya tentang hal ini?

Untuk belajar tips-tips menarik seputar presentasi, kunjungi https://www.presentasi.net. Anda juga dapat mendownload ebook “Presentasi Memukau” secara gratis.

Photo Credit: Microsoft Office Online free picture and clipart